Vous êtes à la tête d’une entreprise et devez organiser des voyages professionnels, mais ne savez pas vraiment vers quelle agence vous tourner ? Confier l’organisation du déplacement à un seul collaborateur n’est, dans la majorité des cas, pas la meilleure solution. Il faut opter pour les services d’une agence spécialisée dans les tournées d’affaires. Comment procéder ? Découvrez ici quelques critères pour choisir une agence pour vos voyages professionnels.
Le premier élément que vous devez considérer pour choisir votre prestataire est la réputation. Par conséquent, demandez auprès de votre entourage des informations fiables sur une agence de voyage pour les entreprises. En procédant de la sorte, vous aurez la possibilité de connaître les forces et les faiblesses de la société ciblées. Vous obtiendrez des réponses sur les éléments comme
En fonction des données recueillies, vous pouvez choisir une compagnie qui a su répondre aux exigences de votre personne ressource.
Toutefois, il se pourrait que certaines agences soient polyvalentes. En plus de la programmation des voyages d’affaires, elles s’occupent aussi des virées à caractère touristique. Ce n’est pas une raison pour les exclure. L’essentiel est qu’elles soient suffisamment compétentes pour organiser une expédition business.
En dehors de la réputation, la crédibilité de l’agence peut également être jaugée au moyen de classements. Ils sont faciles à consulter en ligne. Choisissez cette méthode si la prestation d’une compagnie de grande envergure vous intéresse.
Avant de procéder au choix d’une agence, vous devez estimer le budget de votre entreprise.
Ainsi, en fonction de votre bourse, vous pourrez prévoir la concordance des taux proposés à vos recettes. Le responsable financier doit donc se lancer dans un processus de recherche efficace. Au cours de ces négociations, il doit prêter attention aux exigences tarifaires et enclencher par la suite les compromis.
Si vous avez à votre actif un important volume de voyages, vous disposez d’excellents arguments pour enclencher les transactions. Les prix de l’agence de voyages professionnels pourront être revus à la baisse.
La facilitation dans le paiement est aussi un critère de choix. Si l’agence de voyages ne vous permet pas de vous acquitter aisément de vos redevances, la collaboration sera très probablement difficile.
Profitez aussi de la possibilité de réserver pour un voyage d’affaires tous frais compris. Cela pourrait privilégier une agence au détriment d’une autre.
Vous devez également vous assurer que l’agence de voyages dessert effectivement la région ou le pays que vous avez choisi pour votre séjour professionnel.
Il est important d’avoir suffisamment de renseignements à cet effet pour se lancer dans une collaboration sérieuse.
Toutefois, le budget alloué à l’organisation doit être préparé en conséquence. Les agences de voyages qui offrent des services sur mesure sont relativement chères.
C’est à travers les attentions supplémentaires offertes par l’agence que l’on reconnait son professionnalisme.
Il est vrai que les agences de voyages ne sont pas censées prendre en charge toutes les activités de l’entreprise. Par contre, si elles s’intéressent au bon déroulement des activités, c’est un point positif.
Prenons par exemple les services d’une agence qui, en plus des déplacements, prépare une salle de réunion. C’est un avantage qui fait gagner du temps à l’entreprise. Dans un second temps, si vous désirez prospecter un marché, l’agence pourrait vous mettre en contact avec des personnes ressources.
Pour organiser un voyage professionnel, il faut être à la fois patient, engagé et efficace sur l’organisation. La disponibilité à travers des moyens physiques et électroniques est aussi de mise. C’est sur ces nombreux critères que se base le choix d’une agence spécialisée.
21 mars 2023 
